Gagner Ma Vie

Chapitre 1 : une Nouvelle Pratique pour une Nouvelle Réalité

Le premier chapitre révèle avec force détails comment l’ère de l’information a radicalement modifié la vie au bureau. Nous sommes désormais constamment interrompus par un déluge de mails et autres appels de portables, bien souvent au détriment d’une vie privée sur laquelle empiète de plus en plus la vie professionnelle. Pour ne rien arranger, le changement de carrière et de poste s’accélère, ce qui signifie que les habitudes productives spécifiques à un métier ne seront pas applicables aux autres métiers.

Et quel est le résultat de tout ça ? Votre tête est remplie en permanence, et bien souvent par des idées bancales qui attendent en vain de mûrir, justement à cause du flux continu de travail. La clé du succès est de vider toute sa tête (oui, toute) de ces débuts d’idées, puis de les prendre un par un pour s’y consacrer pleinement, en ignorant totalement le reste, puisque vous y arriverez tôt ou tard.

David Allen vous suggère de vous mouiller en faisant un petit exercice. Je le rapporte ici pour ceux qui voudraient le faire. Prenez au moins 2 minutes pour faire cet exercice et voyez si les résultats sont positifs pour vous. Dit simplement, cet exercice illustre toute la philosophie du “Gettings Things Done”.

Essayez d’écrire noir sur blanc le projet ou la situation qui hante le plus votre esprit en ce moment. Qu’est-ce qui vous “titille”, vous distrait, ou vous intéresse, ou occupe une grande partie de votre attention ? … Ecrivez maintenant d’une seule phrase le résultat positif attendu pour ce projet ou cette situation. Autrement dit, que doit-il se passer pour déclarer ce projet “terminé”. … Puis notez la toute prochaine action physique requise pour faire avancer la situation. Si vous n’aviez rien d’autre à faire dans votre vie que clore ce projet, où iriez-vous à cet instant, et quelle action visible accompliriez-vous?

Chapitre 2 : Prendre le Contrôle de Votre Vie : les Cinq Etapes de Maitrîse du Flux

Après cet exercice, Allen continue en définissant les cinq étapes de base de la philosophie :

Collecter. Ecrivez tout ce que vous avez besoin de faire et mettez-le dans une “boîte de réception”. Cette boîte peut être électronique ou physique, avec une petite note pour chaque tache que vous devez accomplir ou toute information que vous devez étudier; votre “boîte de réception” physique accueillera autant de petits papiers. La moindre idée derrière votre tête, tout email appelant à une action, toute lettre demandant une réponse, collectez-les tous et placez-les dans votre boîte d’arrivée. Vous pouvez avoir plusieurs de ces boîtes de collecte si vous le souhaitez, assurez-vous juste que tout plan, tache ou idée soit écrite et placée dans cette boîte.

Traiter. Quand vous êtes prêt à faire les choses, traitez votre boîte de réception. Décidez des actions qui peuvent être faites tout de suite (en moins de 2 minutes) et faites-les tout de suite. Pour toutes les autres, vous pouvez soit les mettre sur une pile de taches spécifiques qui doivent être faites, soit déléguer cette action à quelqu’un d’autre, soit les mettre de côté (pour l’étape suivante “Organiser”). Ce passage en revue est la première chose à faire quand vous avez le temps d’avancer dans votre travail.

Organiser. Passez maintenant à ce que vous aviez mis de côté en étape 1. Si ce n’est pas quelque chose qui demande une action de votre part, jetez-le, ou placez-le dans un “dossier à idées”, ou classez-le “sans suite”, comme pièce statique de référence. En dehors de ces cas, il peut s’agir d’une action dans le futur (à noter dans votre planning) ou quelque chose de plus compliqué (un mini-projet). Pour chaque projet, prenez le temps de déterminer la prochaine action spécifique qui doit suivre et ajoutez cette action à votre pile de taches explicites à faire, puis rangez le projet dans un endroit où vous pourrez régulièrement le passer en revue. Justement, à ce propos…

Réviser. Il s’agit de passer en revue vos projets et autre “dossier à idées” pour déterminer vos prochaines actions précises. Ces actions seront ensuite reversées dans votre pile de taches spécifiques. Vous pouvez répéter cette révision une fois par semaine ou plus si nécessaire. Pour ma part, je mets une action “Revue de projets” dans ma boîte de réception une fois par semaine pour penser à le faire comme n’importe quelle autre action.

Faire. Contre toute attente, les précédentes étapes ne sont pas les plus longues, loin de là. Je peux écrémer une “boite de réception” bien chargée en cinq minutes, et ainsi me constituer ma pile de taches spécifiques à réaliser. Il me suffit ensuite de les prendre une à la fois, certain que tout ce que j’ai à faire se trouve dans cette pile. Pour les urgences imminentes, je peux commencer par une certaine tache, mais c’est inutile la plupart du temps; il me suffit de me concentrer sur mon travail. Et laissez-moi vous dire que ça marche du tonnerre.

Chapitre 3 - Mener ses Projets de façon Créative : Les 5 Phases de la Planification Projet

David Allen se concentre ici sur un défi, celui de transformer un grand projet en une série de taches concrètes spécifiques. Cela prend à peu près cinq étapes : trouver le but ultime du projet, déterminer le retour attendu, “phosphorer” sur le moyen d’y arriver, organiser le résultat du brainstorming en forme de plan, puis extraire les actions spécifiques de ce plan.

Laissez-moi vous donner un exemple. Ma femme et moi voulions acheter une maison pour faire de la place au petit nouveau de la famille (objectif). Nous avons donc décidé quel type de maison chercher (retour attendu). On a ensuite sorti tout ce dont on pouvait avoir besoin pour réaliser notre but (brainstorming). Il nous restait à mettre de l’ordre dans ces idées sous forme d’un plan général (planning) et depuis, nous n’avons eu qu’à dérouler action après action et les concrétiser, sachant qu’on a devant nous un plan clair en place.

Fin de la première partie

Ce billet fait partie de la série sur le livre “Getting Things Done“, chapitre par chapitre. Pour vous faire une idée complète de ce best-seller, et ne rien rater de la série de billets inédits : abonnez-vous au flux RSS, ou laissez-moi votre email.