Gagner Ma Vie

Notre balade du livre “Getting Things Done” rentre aujourd’hui dans ce qu’il y a de plus personnel. Vous aurez à faire vos propres choix, les plus adaptés à votre situation. Ne vous inquiétez pas, Getting Things Done est parsemé d’exemples vécus.

Chapitre 11 - La Puissance de la Collecte Permanente

Les trois derniers chapitres, donc celui-ci, sont plein d’exemples et de situations où le cycle GTD soutient votre vie, souvent de manière subtile et inattendue. Par exemple, votre collecte permanente resserre les mailles de votre filet et ne laisse plus rien passer. Cela vous donnera une plus grande crédibilité auprès de vos collègues et amis, et leur confiance envers vous augmentera inconsciemment. Encore mieux, vous serez débarrassé du sentiment parasite d’avoir oublié quelque chose d’important. L’idée de la collecte est de garantir qu’un tel oubli ne se produira pas.

Chapitre 12 - La Puissance du Choix de la Prochaine Action

A l’instar du chapitre précédent, ce chapitre met à jour quelques-uns avantages cachés qu’il y a à déterminer la prochaine action spécifique pour un projet, encore et encore. Pour commencer, vous gagnez une aura de leader pour ceux qui vous connaissent, par votre maîtrise évidente du projet. Vous aurez aussi une dynamique inhérente très productive, par votre tendance à toujours chercher la prochaine action, plutôt que de rester assis et attendre que ça passe.

Chapitre 13 - La Puissance du Retour Attendu

Le chapitre final dissèque un point des revues de projet que j’ai abordé plus haut : s’appuyer sur le retour attendu. Cela n’a rien d’une solution magique ou d’une incantation, je suis sûr que cela joue un rôle dans la réalisation globale du projet. C’est la carrotte qui peut vous mener à accomplir vos taches et constater concrètement où ces taches vous mènent. Pour moi, le retour attendu est crucial quand je choisis de passer du temps avec mon fils. J’aime imaginer que mon fils grandira comme un merveilleux enfant épanoui; en visualisant ce retour, j’accepte facilement de faire ces choses avec lui qui développeront son esprit, son corps et son âme, comme lui lire un livre, ou se balader au parc ou le bercer dans mes bras jusqu’à ce qu’il s’endorme.

Finalement, Acheter ou pas ?

C’est bien la première fois que ça m’arrive, mais il m’est évident que Getting Things Done est un must pour n’importe qui. C’est le numéro un des livres de productivité, le meilleur dans son genre que j’ai jamais lu. Une bonne partie de ce livre s’adresse à tout le monde, que vous soyez manager, écrivain, en profession libérale ou parent au foyer. Vous pouvez l’avoir pour moins de 9 euros, c’est sans doute les meilleurs 9 euros que j’ai dépensé. Au début, on se sent comme dans un tourbillon, mais la plupart des notions décrites plus haut ne prennent que quelques secondes à faire, vous pouvez rapidement vous concentrer sur vos taches l’esprit clair et vous verrez soudain combien de travail vous arrivez à abattre.

Ce billet fait partie de la série sur le livre “Getting Things Done“, chapitre par chapitre. Pour vous faire une idée complète de ce best-seller, et ne rien rater de la série de billets inédits : abonnez-vous au flux RSS, ou laissez-moi votre email.

Notre balade du livre “Getting Things Done” rentre aujourd’hui dans ce qu’il y a de plus personnel. Vous aurez à faire vos propres choix, les plus adaptés à votre situation. Ne vous inquiétez pas, Getting Things Done est parsemé d’exemples vécus.

Chapitre 7 - Classer : Choisir les Bonnes Piles

Ce chapitre se concentre sur la partie du processus la plus personnelle : comment allez-VOUS organiser tout vos machins ? Ce chapitre vous fournit une tonne de suggestions via plusieurs critères pour vous aider à décider quels regroupements faire et le lire une ou deux fois vous aidera à clarifier quels groupes sont vraiment importants pour vous.

En ce qui me concerne, à part mon calendrier, j’ai choisi 5 “piles” où je place tous mes trucs que je traite :

• “Pile Actions” où vont toutes les taches simples que je peux faire;
• “Pile Lectures” qui contient les lectures que je ne dois pas rater. A le voir, ça ressemble à un tas de magazines et d’articles de sites web imprimés sur papier;
• “Pile Stockage” regroupe toutes les pièces que j’ai besoin de garder;
• La “Pile Projets” est une simple série de dossiers qui contiennent mes plus grands projets en cours. Je garde dans chaque dossier tous les papiers pour un même projet. Une fois par semaine, je les passe en revue pour voir si un projet demande une action.
• “Pile Idées” liste mes idées et mes sujets de réflexion. Ce sont généralement des idées pour mes prochains articles ou des réflexions sur le moyen et long terme.

Ces cinq “piles” gèrent quasiment tout ce que j’ai besoin de faire dans ma vie. Je passe donc la plupart de mon temps à travailler sur la “Pile Actions”. Vous imaginez mon plaisir de voir cette pile vide, rien à faire, rien à penser : du pur temps libre !

Chapitre 8 - Réviser: Garder Son Système Fonctionnel

Naturellement, comme tout système, si vous ne faites pas un peu le ménage de temps en temps, le système se rouille et se grippe. Ce “temps en temps” pour GTD, c’est au moins une fois par semaine. Vous devez passer en revue toutes vos “piles” et décider si une action est nécessaire dans tout ce qu’elles contiennent. Ce processus de révision me tient vraiment à coeur et occupe souvent mes après-midi du dimanche, pendant la sieste du petit.

Ma révision régulière, comme évoqué plus haut, consiste à prendre les actions de ma “Pile Actions” une après l’autre, au fur et à mesure que je les termine. Malgré cela, une fois par semaine, je passe une heure au plus à revoir mes autres piles pour être sûr que rien ne m’a filé des doigts, spécialement les dossiers des projets, qui génèrent le plus d’actions.

Chapitre 9 - Faire: Faire le Meilleur Choix de la Prochaine Action

Voici encore une autre question où les habitudes personnnelles sont cruciales : laquelle de vos “actions” allez-vous faire en premier ? David Allen propose 3 philosophies pour organiser vos actions, mais au final, il vous revient de choisir ce qui marche vraiment pour vous, ce qui peut attendre plus tard, et ce qui ne peut pas.

Pour moi, c’est assez simple : je remonte les “URGENCES” au dessus, et je place le reste au-dessous. Il m’arrive à l’occasion de m’occuper d’unee tache exceptionnelle tout de suite, mais cela reste assez rare.

Chapitre 10 - Garder ses Projets sous Contrôle

Ce chapitre assez court souligne à nouveau l’importance qu’il y a à gérer rapidement ses projets courants, surtout pour savoir quelle tache doit suivre. Si vous vous trouvez coincé, reprenez un peu le “brainstorming” et voyez ce qu’il en sort. Le “truc” étant de ne jamais laisser s’enliser un projet (à moins d’un projet de basse priorité). Se concentrer uniquement sur le projet et le sortir de l’ornière.

Fin de la troisième partie

Ce billet fait partie de la série sur le livre “Getting Things Done“, chapitre par chapitre. Pour vous faire une idée complète de ce best-seller, et ne rien rater de la série de billets inédits : abonnez-vous au flux RSS, ou laissez-moi votre email.

Nous avons soulevé le capot du système GTD dans les 3 premiers chapitres du livre Getting Things Done, passons donc à la suite.

Chapitre 4 - Bien Débuter : Choisir le Temps, l’Endroit et les Outils

Ce chapitre se concentre sur l’implémentation physique de Getting Things Done, qui dans son expression la plus simple consiste en quelques corbeilles à courrier, des dossiers, du papier, des Post-It et de quoi écrire. Connaissant la philosophie, il n’est pas difficile d’imaginer comment tout cela s’utilise, bien que ce chapitre soit riche de conseils spécifiques sur le sujet.

Pour moi, mon GTD vit dans mon sac à dos (une sorte de boîte de réception mobile, avec un cahier de notes pour la liste des actions), ainsi qu’une forme simplifiée du GTD baptisée Hipster PDA (NDT : ensemble de fiches bristol de couleur). C’est tout ce qu’il me faut pour faire marcher mon GTD.

Chapitre 5 - Collecter: Rassembler son troupeau de “Trucs”

Si vous comptez vous mettre à ce système, sachez que la première étape de collecte sera décisive. Pour être précis, il vous faudra penser à chaque aspect de votre vie où vous cherchez à accomplir quelque chose, puis entasser toutes ces choses en une pile énorme dans votre “boîte de réception”. Personnellement, quand je n’ai pas de pièce physique pour une de mes actions, je prends un bout de papier pour écrire en grosses lettres un rendez-vous ou toute autre tache.

La première fois est la moins évidente, prévoyez donc une après-midi studieuse. Vous allez vous retrouver avec un tas gigantesque de trucs et de machins qu’il va falloir organiser. A ma première collecte, ma pile arrivait à 40cm de haut (et il n’y avait pas de livre dessous) : que des feuilles et du courrier. Après cette phase initiale de collecte, les nouvelles collectes sont bien plus simples : chaque arrivée se retrouve dans votre boîte de réception, et vous y reviendrez dès que vous serez disponible pour faire de nouvelles choses.

Chapitre 6- Traiter: Aller de “C’est Arrivé” à “C’est fini”

Pour résumer, traiter votre boîte de réception revient à examiner chaque item et faire une de ces cinq choses : l’éliminer, le faire (si ça prend moins de 2 minutes), le déléguer, le placer dans votre système personnel (ce point est traité en chapitre 7), ou l’identfier comme un projet qui nécessite un découpage supplémentaire. Chaque item ne devrait pas vous prendre plus de quelques secondes, sauf pour les actions de moins de 2 minutes (que vous ferez tout de suite); ne vous laissez donc pas impressionner par la quantité d’items à traiter, ce sera beaucoup plus court que prévu.

Voici un exemple d’un passage de ma propre boîte de réception que je viens de faire. J’avais trois items à peine arrivés : une facture de téléphone portable, le dernier numéro de mon journal et quelques taches ménagères sur un papier. Payer une facture me prend un peu de temps, je l’ai mise de côté dans ma pile des “items pour action”. J’ai ensuite pris 2 minutes pour lire mon journal en diagonale et pointer les 3 articles les plus intéressants, ces 3 articles passent alors dans ma pile “Lectures” (pour me souvenir de les lire plus tard). Et enfin, j’ai pris les taches ménagères une à une pour les faire, puisqu’elles étaient toutes assez courtes.

Fin de la deuxième partie

Ce billet fait partie de la série sur le livre “Getting Things Done“, chapitre par chapitre. Pour vous faire une idée complète de ce best-seller, et ne rien rater de la série de billets inédits : abonnez-vous au flux RSS, ou laissez-moi votre email.

Chapitre 1 : une Nouvelle Pratique pour une Nouvelle Réalité

Le premier chapitre révèle avec force détails comment l’ère de l’information a radicalement modifié la vie au bureau. Nous sommes désormais constamment interrompus par un déluge de mails et autres appels de portables, bien souvent au détriment d’une vie privée sur laquelle empiète de plus en plus la vie professionnelle. Pour ne rien arranger, le changement de carrière et de poste s’accélère, ce qui signifie que les habitudes productives spécifiques à un métier ne seront pas applicables aux autres métiers.

Et quel est le résultat de tout ça ? Votre tête est remplie en permanence, et bien souvent par des idées bancales qui attendent en vain de mûrir, justement à cause du flux continu de travail. La clé du succès est de vider toute sa tête (oui, toute) de ces débuts d’idées, puis de les prendre un par un pour s’y consacrer pleinement, en ignorant totalement le reste, puisque vous y arriverez tôt ou tard.

David Allen vous suggère de vous mouiller en faisant un petit exercice. Je le rapporte ici pour ceux qui voudraient le faire. Prenez au moins 2 minutes pour faire cet exercice et voyez si les résultats sont positifs pour vous. Dit simplement, cet exercice illustre toute la philosophie du “Gettings Things Done”.

Essayez d’écrire noir sur blanc le projet ou la situation qui hante le plus votre esprit en ce moment. Qu’est-ce qui vous “titille”, vous distrait, ou vous intéresse, ou occupe une grande partie de votre attention ? … Ecrivez maintenant d’une seule phrase le résultat positif attendu pour ce projet ou cette situation. Autrement dit, que doit-il se passer pour déclarer ce projet “terminé”. … Puis notez la toute prochaine action physique requise pour faire avancer la situation. Si vous n’aviez rien d’autre à faire dans votre vie que clore ce projet, où iriez-vous à cet instant, et quelle action visible accompliriez-vous?

Chapitre 2 : Prendre le Contrôle de Votre Vie : les Cinq Etapes de Maitrîse du Flux

Après cet exercice, Allen continue en définissant les cinq étapes de base de la philosophie :

Collecter. Ecrivez tout ce que vous avez besoin de faire et mettez-le dans une “boîte de réception”. Cette boîte peut être électronique ou physique, avec une petite note pour chaque tache que vous devez accomplir ou toute information que vous devez étudier; votre “boîte de réception” physique accueillera autant de petits papiers. La moindre idée derrière votre tête, tout email appelant à une action, toute lettre demandant une réponse, collectez-les tous et placez-les dans votre boîte d’arrivée. Vous pouvez avoir plusieurs de ces boîtes de collecte si vous le souhaitez, assurez-vous juste que tout plan, tache ou idée soit écrite et placée dans cette boîte.

Traiter. Quand vous êtes prêt à faire les choses, traitez votre boîte de réception. Décidez des actions qui peuvent être faites tout de suite (en moins de 2 minutes) et faites-les tout de suite. Pour toutes les autres, vous pouvez soit les mettre sur une pile de taches spécifiques qui doivent être faites, soit déléguer cette action à quelqu’un d’autre, soit les mettre de côté (pour l’étape suivante “Organiser”). Ce passage en revue est la première chose à faire quand vous avez le temps d’avancer dans votre travail.

Organiser. Passez maintenant à ce que vous aviez mis de côté en étape 1. Si ce n’est pas quelque chose qui demande une action de votre part, jetez-le, ou placez-le dans un “dossier à idées”, ou classez-le “sans suite”, comme pièce statique de référence. En dehors de ces cas, il peut s’agir d’une action dans le futur (à noter dans votre planning) ou quelque chose de plus compliqué (un mini-projet). Pour chaque projet, prenez le temps de déterminer la prochaine action spécifique qui doit suivre et ajoutez cette action à votre pile de taches explicites à faire, puis rangez le projet dans un endroit où vous pourrez régulièrement le passer en revue. Justement, à ce propos…

Réviser. Il s’agit de passer en revue vos projets et autre “dossier à idées” pour déterminer vos prochaines actions précises. Ces actions seront ensuite reversées dans votre pile de taches spécifiques. Vous pouvez répéter cette révision une fois par semaine ou plus si nécessaire. Pour ma part, je mets une action “Revue de projets” dans ma boîte de réception une fois par semaine pour penser à le faire comme n’importe quelle autre action.

Faire. Contre toute attente, les précédentes étapes ne sont pas les plus longues, loin de là. Je peux écrémer une “boite de réception” bien chargée en cinq minutes, et ainsi me constituer ma pile de taches spécifiques à réaliser. Il me suffit ensuite de les prendre une à la fois, certain que tout ce que j’ai à faire se trouve dans cette pile. Pour les urgences imminentes, je peux commencer par une certaine tache, mais c’est inutile la plupart du temps; il me suffit de me concentrer sur mon travail. Et laissez-moi vous dire que ça marche du tonnerre.

Chapitre 3 - Mener ses Projets de façon Créative : Les 5 Phases de la Planification Projet

David Allen se concentre ici sur un défi, celui de transformer un grand projet en une série de taches concrètes spécifiques. Cela prend à peu près cinq étapes : trouver le but ultime du projet, déterminer le retour attendu, “phosphorer” sur le moyen d’y arriver, organiser le résultat du brainstorming en forme de plan, puis extraire les actions spécifiques de ce plan.

Laissez-moi vous donner un exemple. Ma femme et moi voulions acheter une maison pour faire de la place au petit nouveau de la famille (objectif). Nous avons donc décidé quel type de maison chercher (retour attendu). On a ensuite sorti tout ce dont on pouvait avoir besoin pour réaliser notre but (brainstorming). Il nous restait à mettre de l’ordre dans ces idées sous forme d’un plan général (planning) et depuis, nous n’avons eu qu’à dérouler action après action et les concrétiser, sachant qu’on a devant nous un plan clair en place.

Fin de la première partie

Ce billet fait partie de la série sur le livre “Getting Things Done“, chapitre par chapitre. Pour vous faire une idée complète de ce best-seller, et ne rien rater de la série de billets inédits : abonnez-vous au flux RSS, ou laissez-moi votre email.

Ce billet est le premier d’une série de plusieurs. Je vous propose de plonger dans “Getting Things Done” ou “le livre qui a changé la vie de millions de travailleurs”. Cadre, auxiliaire de vie ou artisan, tout le monde peut bénéficier de cette méthode. Ce qui est un livre anodin se révèle une attitude, voire une philosophie de vie pour certains. Ce qui suit est mon exploration du système GTD.

Premier contact avec le livre GTD

Alors que je feuillette le livre, je remarque d’abord que la marge est pleine des notes de plusieurs lecteurs, certains reprenant tel quel les listes du texte original. C’est, je pense, un signe que le livre peut s’ouvrir à n’importe quelle page : il est conçu pour être parcouru pendant ses petits moments libres, ou d’une seule traite. La forme rejoint alors le fond, car la philosophie qui guide l’auteur est orientée “à la carte” et n’est en rien monolithique. Voilà le plan que je vous propose :

Le menu GTD, chapitre par chapitre

1. Une Nouvelle Pratique pour une Nouvelle Réalité
2. Prendre le Contrôle de Votre Vie : les Cinq Etapes de Maîtrise du Flux
3. Mener ses Projets de façon Créative : Les 5 Phases de la Planification Projet
4. Bien Débuter : Choisir le Temps, l’Endroit et les Outils
5. Collecter: Rassembler son troupeau de “Trucs”
6. Traiter: Aller de “C’est Arrivé” à “C’est fini”
7. Classer : Choisir les Bonnes Piles
8. Réviser: Garder Son Système Fonctionnel
9. Faire: Faire le Meilleur Choix de la Prochaine Action
10. Garder ses Projets sous Contrôle
11. La Puissance de la Collecte Permanente
12. La Puissance du Choix de la Prochaine Action
13. La Puissance du Retour Attendu

Conclusion : ce livre est-il pour moi ?

(d’après TheSimpleDollar)

Si vous ne connaissez pas “Getting Things Done” (GTD pour les intimes), préparez-vous à changer votre vie. C’est à peine exagéré, tellement cette méthode de gestion du travail est révolutionnaire.

Pour vous mettre l’eau à la bouche, voici un diagramme gratuit et en couleurs de la dynamique GTD. Il en existe beaucoup d’autres, je trouve celui-ci plus vivant et parlant, question de goût.

Pour comprendre cet aide mémoire, j’ai résumé les principales étapes dans la suite. Mais ce n’est qu’une avant première, car je vais publier cette semaine j’ai publié une critique complète du livre “Getting Things Done“, chapitre par chapitre. Pour vous faire une idée complète de ce best-seller, et ne rien rater de la série de billets qui arrivent : abonnez-vous au flux RSS, ou laissez-moi votre email.

“Getting Things Done” en une seule page (fichier PNG, 275 ko)

Comment lire l’aide mémoire GTD ?

Tout commence avec les “TRUCS”. Quand quelque chose me parvient, ça tombe dans ma “boîte de réception”. La “boîte de réception” n’est qu’un symbole. En réalité, cela peut être un message sur le répondeur, un compte rendu de réunion, une lettre, vos propres notes, etc.

Etape n°1 : “Qu’est ce que c’est?” et surtout “Est ce que c’est actionnable?”

Etape n°2 : “Ce n’est pas actionnable”
2.a - c’est à oublier -> poubelle (jouissif)
2.b - c’est à retenir -> REFERENCE (document de référence, facture, relevé)
2.c - c’est à surveiller -> liste “UN JOUR/PEUT-ETRE”

Etape n°2,5 (sic): “C’est actionnable mais c’est pour quelqu’un d’autre”
-> je délègue, en gérant les listes “En Attente De”

Etape n°3 : “C’est actionnable et c’est pour moi”
3.a - je peux le faire en moins de 2 minutes, je le fais tout de suite
3.b - je dois le faire à une certaine date, je le planifie
3.c - je dois le faire aussi tôt que possible -> liste des prochaines actions
3.d - c’est un projet entier, je le découpe en petites actions que je remets dans ma “boîte de réception”

Etape n°4 : reboucler chaque semaine (ou chaque jour )
En parcourant les listes “UN JOUR/PEUT ETRE” et “A LIRE” et le reste du cadre rose. Requalifier les items en actions et supprimer l’obsolète.

Enfin, la question qui tue : “Que dois-je faire à cet instant précis ?” Je regarde mon calendrier, la priorité va aux rendez-vous, réunions et engagements datés. Si je suis libre, je regarde ma liste des prochaines actions. Je peux la filtrer selon mon contexte (maison, bureau, téléphone) et selon mon temps libre (court, long). Ainsi je suis à tout moment le plus productif.

(cet article fait partie de la série dédiée à la présentation du sytème GTD, “Getting Things Done“)